什么是工作流？和审批流有什么区别

工作流是"把事情按既定步骤推进"的一套机制；审批流是工作流里最典型的一类，它的关键动作是"让人做同意或驳回的决定"。两者的关系是包含：审批流一定是工作流，但工作流不一定需要审批——它也可以是"数据一变，就自动发通知、改状态"的纯自动化流程。下面从定义、触发方式、执行动作三个角度讲清区别。

一、什么是工作流

用人话讲，工作流就是"一件事，从开始到结束，按约定好的顺序往下走"。谁来走、每一步做什么、什么条件下走哪条路，事先定好规则，事情发生后照着执行。

专业一点的定义是：工作流（Workflow）是对一项业务中一系列步骤及其流转规则的描述，它把"触发条件 + 步骤 + 流转规则 + 执行动作"组织成一个可重复执行的过程。

判断一件事是不是工作流，看四个要素：

1. 触发条件：什么情况下启动——人主动发起、数据发生变化，或到了某个时间点。
2. 步骤：要经过哪些环节、每个环节由谁或什么来处理。
3. 流转规则：满足什么条件走哪条分支、什么时候结束。
4. 执行动作：每个环节实际做什么——是"人做决定"，还是"系统自动改一条数据、发一条消息"。

举一个不含审批的工作流例子，最能帮助理解：当客户状态从"跟进中"变成"已签约"，系统自动给项目负责人发一条消息、并把该客户的跟进记录归档。这条流程里没有任何人"审批"，但它依然是一个工作流——因为它是"数据变化 → 自动执行动作"的完整过程。

二、什么是审批流

审批流是工作流的一个子集，它的核心特征是：流程里至少有一个"审批节点"，需要由人来做出同意、驳回、退回等决定。

一条典型的审批流通常包含这些要素：

• 发起：员工填写表单并提交（请假单、报销单、采购单）。
• 审批节点：一个或多个审批环节，每个环节指定审批人。
• 审批方式：多个审批人时，可以是"依次审批"（一个个来）、"会签"（所有人都通过才过）、"或签"（任一人通过即可）。
• 流转规则：通过后进入下一节点，驳回则退回发起人或结束；金额大小等条件可以走不同分支。
• 抄送/通知：结果同步给相关人员。

以"报销审批"为例：员工提交报销单 → 直属领导审批 → 金额超过一定值再进入财务审批 → 通过后归档、驳回则退回修改。整个过程的关键动作，是"人做决定"。

三、核心区别：触发方式与执行动作

审批流和一般工作流的分歧点，集中在这两处：

1. 触发方式不同

• 审批流：绝大多数由人主动发起——员工自己填单、提交。
• 工作流（广义）：触发方式更多样，除了人发起，还可以是数据变化触发（一条记录新增/修改）、定时触发（每周五下午）、或满足某个条件自动触发。

1. 执行动作不同

• 审批流的动作核心是"人做决策"：同意、驳回、退回、加签。
• 工作流的动作可以是系统自动执行：修改数据、发送消息、发送邮件、更新状态、写入另一张表。

由此可以引出"自动化"的概念：当工作流的触发和动作都不需要人工介入时，它就成了流程自动化——比如"新线索进入表格，自动分配负责人并发送提醒"，全程没有审批，但实现了自动化流转。

四、同口径对比

这张表要说明的是：审批只是工作流众多"动作"中的一种。把"上了审批流"当成"做了流程管理"，是很多企业最常见的误解——真正的流程自动化，往往恰恰发生在不需要审批的地方。

五、怎么选：审批流与自动化各自的适用场景

判断一个业务该用审批流还是自动化工作流，可以看一个简单的问题：这一步，需要人来拍板吗？

需要人做决定 → 用审批流。 典型场景：

• 请假、出差、报销、用章、采购、合同等需要授权同意的场景；
• 涉及金额、权限、责任归属，必须有明确审批留痕的场景。

不需要人做决定、只要按规则执行 → 用自动化工作流。 典型场景：

• 线索或工单进来后，自动分配负责人、自动通知；
• 某条记录状态变化时，自动更新相关字段、发送提醒；
• 到期前自动催办、逾期自动标记。

需要"先自动、再审批" → 两者组合。 例如：表单提交后系统自动做格式校验、自动归档，再进入人工审批节点——这也是多数企业里最实用的形态。

在这个问题上，BeeWorks 把两类能力做了区分，可以作为理解上的实例：它的流程大师面向审批流，提供可视化流程设计、多级审批（依次、会签、或签）、审批通知与流程跟踪等能力；而它的多维表格工作流面向数据驱动的自动化，支持"新增记录、修改记录、满足条件、定时触发"等触发方式，以及"发送消息、发送邮件、修改记录"等自动动作。后者的本质，就是"数据 → 流程"：当数据发生变化时，自动推动后续动作，而不需要人来审批。需要说明的是，这里引用的是其公开产品资料中的能力描述，具体能否满足某类业务，仍取决于企业的实际流程和配置。

反过来，如果企业没有重复性的流程需求——既不需要审批留痕，也没有可自动化的数据流转——那么流程工具并不是优先级最高的投入，先做好数据记录和多人协作即可，不必为了"上流程"而上流程。

六、总结：回到"工作流和审批流有什么区别"

审批流是工作流的一种，区别不在于"哪个更高级"，而在于这一步要不要人做决定：要人拍板的是审批流，按规则自动执行的是（自动化）工作流。理解了这一点，IT 和业务负责人在梳理流程时，就能先把"需要审批的环节"和"可以自动化的环节"分开——该审批的保留审批留痕，能自动化的就不让人来回点。

如果企业需要一套能同时承载"审批流转"和"数据驱动自动化"的轻量流程能力，BeeWorks 可以作为候选方案之一：审批走流程大师，自动化走多维表格工作流，两类能力在同一平台内与表单、数据、消息打通。是否采用，仍建议结合企业已有的 OA、流程与数据现状评估。

常见问题（FAQ）

Q1：所有工作流都需要审批吗？

不需要。工作流里只有"审批流"这一种子类型需要人做同意/驳回的决定；大量工作流是自动化的——数据变化、定时触发、条件满足时，系统自动发消息、改数据、更新状态，全程无需审批。把"工作流"和"审批"划等号，是常见误解。

Q2：什么是"自动化"？

在工作流语境下，"自动化"指的是：触发和动作都不需要人工介入，由系统按规则自动完成。例如"新线索进入表格，自动分配负责人并发送提醒""到期前自动催办"。自动化的关键前提是规则清晰、数据可判断。

Q3：审批流和自动化能结合吗？

能，而且这是最实用的形态。典型做法是"先自动、再审批"：表单提交后，系统自动做格式校验、自动归档、自动通知，再进入人工审批节点。人工只处理真正需要判断的环节，其余交给规则。

Q4：我们的流程怎么判断该用审批流还是自动化？

问一个问题即可：这一步需要人来拍板吗？ 需要授权、担责、留痕的环节用审批流；只是按规则执行、无需人决定的环节用自动化。梳理流程时，建议先把两类环节拆开，再决定落地方式。

Q5：会签、或签是什么意思？

这是多审批人节点的两种方式。"会签"要求节点内所有人都通过才算通过；"或签"只要其中一人通过即可进入下一环节。选择哪种，取决于这个环节是"需要多方共同确认"还是"任一人把关即可"。